Quy trình 8 bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang hộ kinh doanh kê khai thuế

Từ 01.01.2026, một thay đổi lớn trong chính sách thuế chính thức có hiệu lực: thuế khoán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bị bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Thay vào đó, toàn bộ hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương pháp kê khai, tự kê khai, tự tính, tự nộp thuế theo Luật Quản lý thuế.

Đây không chỉ là thay đổi về cách nộp tiền thuế, mà là sự chuyển đổi toàn diện về cách quản lý kinh doanh, sổ sách và hóa đơn.

Ngưỡng chịu thuế được nâng lên

Theo định hướng chính sách, ngưỡng doanh thu chịu thuế dự kiến nâng từ 100 triệu lên 500 triệu đồng/năm. Các hộ dưới ngưỡng này không phải nộp VAT và thuế TNCN, nhưng vẫn bắt buộc phải kê khai doanh thu định kỳ. Điều này đồng nghĩa: kê khai là nghĩa vụ bắt buộc, nộp thuế là hệ quả phát sinh nếu vượt ngưỡng. Hộ kinh doanh cần rà soát doanh thu 2025 và dự kiến 2026 để xác định nhóm phù hợp:

Nhóm 1: Dưới 500 triệu đồng/năm – không phải nộp VAT và TNCN, nhưng phải kê khai 1 lần/năm.

Nhóm 2: Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ – được chọn tính thuế theo doanh thu (trừ 500 triệu) hoặc theo lợi nhuận (thuế suất 15%).

Nhóm 3: Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ – tính thuế theo lợi nhuận, thuế suất 17%.

Nhóm 4: Trên 50 tỷ – thuế suất 20%, kê khai theo tháng/quý.

Những yêu cầu Hộ kinh doanh cần hoàn thành trước khi chuyển đổi

Những việc hộ kinh doanh phải làm khi chuyển đổi sang phương pháp kê khai được nêu tại Công văn 130/TCS5-NVDTHCTH năm 2025:

Hoàn thành nghĩa vụ thuế khoán và chuyển sang phương pháp kê khai: Hộ kinh doanh phải khai bổ sung, điều chỉnh Tờ khai thuế khoán (thuế khoán năm 2025) theo mẫu số 01/CNKD ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế khoán năm cũ là bước đầu để chính thức chuyển sang hình thức kê khai từ năm 2026.
Thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn theo quy định: Từ 2026, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện chế độ kế toán, quản lý hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định. Cụ thể, hộ kinh doanh cần áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính – văn bản hướng dẫn về chế độ kế toán dành cho hộ và cá nhân kinh doanh. Điều này nhằm đảm bảo việc ghi chép sổ sách minh bạch, phục vụ cho kê khai thuế chính xác.
Chuẩn bị hồ sơ khai thuế để kê khai, nộp thuế: Khi chuyển sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải lập hồ sơ khai thuế theo quy định để thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế. Hồ sơ bao gồm Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD và Phụ lục Bảng kê 01-2/BK-HĐKD (ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC) để liệt kê doanh thu. Lưu ý: Nếu hộ kinh doanh có căn cứ xác định doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng (ví dụ qua dữ liệu hóa đơn điện tử), thì không phải nộp Phụ lục bảng kê này
Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ khai thuế: Hộ kinh doanh cần kê khai thuế đúng hạn theo kỳ kê khai đã đăng ký (theo tháng hoặc theo quý). Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, hạn nộp tờ khai thuế theo tháng là chậm nhất ngày 20 của tháng sau; nếu kê khai theo quý thì chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế. Việc nộp tờ khai đúng thời hạn giúp hộ kinh doanh tránh bị xử phạt về hành vi chậm nộp tờ khai thuế.
Tuân thủ thời hạn nộp tiền thuế: Sau khi kê khai, hộ kinh doanh phải nộp đủ số tiền thuế theo tờ khai trước hoặc đúng hạn quy định. Cụ thể, thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế tương ứng. Điều này có nghĩa là hạn nộp tiền thuế trùng với hạn nộp tờ khai thuế của kỳ kê khai đó. Hộ kinh doanh cần lưu ý nộp thuế đúng hạn để tránh bị tính tiền chậm nộp và bị phạt theo quy định pháp luật

Các yêu cầu trên đây đã được cơ quan thuế hướng dẫn chi tiết trong quá trình triển khai bỏ thuế khoán. Việc chủ động thực hiện đầy đủ và đúng hạn những nghĩa vụ này sẽ giúp hộ kinh doanh chuyển đổi thuận lợi sang phương pháp kê khai, đồng thời hưởng các quyền lợi về ngưỡng doanh thu mới và tránh các chế tài xử phạt khi chính sách thuế mới có hiệu lực từ năm 2026.

Lộ trình chuyển từ thuế khoán sang kê khai

Để giúp hộ kinh doanh, đặc biệt là nhà thuốc, quầy thuốc, chuyển đổi thuận lợi, cơ quan thuế đã hướng dẫn rõ các yêu cầu bắt buộc và quy trình thực hiện. Có 8 bước quan trọng:

Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển đổi phương pháp tính thuế

Hộ kinh doanh thực hiện nộp hồ sơ tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp để đăng ký chuyển từ phương pháp khoán sang phương pháp kê khai bằng Mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Bước 2: Kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho

Hộ kinh doanh nên kiểm kê hàng tồn vào ngày 31/12/2025:

Nhóm có doanh thu từ 3 tỷ trở lên bắt buộc làm để xác định chi phí.
Nhóm nhỏ hơn không bắt buộc nhưng nên làm để chứng minh nguồn hàng hợp pháp.
Hàng tồn không có hóa đơn vẫn được kê khai và xuất hóa đơn bán ra trong thời điểm chuyển đổi (theo hướng dẫn của cơ quan thuế).

Hộ kinh doanh cần lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi để làm cơ sở đưa vào số liệu tồn kho đầu kỳ sổ sách, bao gồm:

Hàng hóa có hóa đơn
Hàng hóa chưa có hóa đơn

Đối với nhà thuốc: cần kiểm kê chi tiết theo tên thuốc, số lô, hạn dùng,… để tránh rủi ro khi quyết toán sau này.

Bước 3: Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Bắt buộc với hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
Nhóm nhỏ hơn được khuyến khích sử dụng để làm quen.
Nên đăng ký sớm chuẩn bị tốt cho 2026.

Sau khi chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Nếu bán lẻ trực tiếp: Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nếu kinh doanh dịch vụ, bán buôn: Hộ kinh doanh đăng ký hóa đơn điện tử (hóa đơn bán hàng thông thường).

Bước 4: Trang bị phần mềm kế toán

Hộ kinh doanh trang bị phần mềm kế toán hộ kinh doanh kê khai hoặc có thể tự làm trên Excel nếu nắm rõ nghiệp vụ.

Bước 5: Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Hộ từ 500 triệu đồng trở lên phải có sổ sách kế toán:

Ghi chép doanh thu, chi phí, quỹ tiền mặt, ngân hàng…
Cần thực hiện ngay từ đầu năm 2026.

Tổ chức và thực hiện xây hệ thống sổ sách, ghi chép 7 loại sổ kế toán bắt buộc theo quy định tại Phụ lục 2 biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Bước 6: Thực hiện kê khai và nộp thuế đúng hạn

Hộ kinh doanh kê khai thuế theo tháng hoặc quý, sử dụng:

Tờ khai Mẫu 01/CNKD
Phụ lục 01-2/BK-HĐKD (nếu có căn cứ xác định được doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng thì không phải nộp Phụ lục này)

Thời hạn nộp hồ sơ:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo tháng chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cần:

Mở tài khoản ngân hàng riêng
Tách biệt tài khoản cá nhân và kinh doanh giúp tránh bị ấn định doanh thu hoặc hiểu lầm là trốn thuế.
Khai báo tài khoản với cơ quan thuế từ đầu 2026.